Ellenségből szövetséges: az a fránya technika

Az online konferencia iparága létezett eddig is, 2020-ban azonban felkészületlenül ért szinte mindenkit és szükség van a támogatásra. Noha ez a kissé pánikszerű önképzés némi káoszt is generált, összességében nem vizsgázott olyan rosszul a társadalmunk.

Ezzel párhuzamosan szerencsére a szolgáltatók is lázas fejlesztésbe fogtak, így újabb platformok váltak elérhetővé, illetve a meglévőket is rapid tempóban igyekeztek finomítani újabb funkciók hozzárendelésével.

Mostantól tehát már annak van itt az ideje, hogy a felhasználói készségeinket profi szintre fejlesszük, bármelyik oldalán állunk is a rendszernek.

Az online profi képzés sorozatunk 2. részében azt vesszük sorra, hogyan kell profin előkészíteni technikailag egy online konferenciát/rendezvényt úgy, hogy közben senki ne tépje ki a haját, magunkat is beleértve. Az előző epizódban az előadói szempontokat vizsgáltuk.

Hogyan alkalmazzuk a technológiát online konferencián?

A technikai előkészítés során – még bőven a rendezvény tervezési-szervezési fázisában! – a legelső feladatunk az lesz, hogy letegyük a voksunkat valamelyik platform mellett, amit használni fogunk. Ma már valóban sok lehetőség közül választhatunk, tehát fontos és lehetséges is, hogy a céljainknak leginkább megfelelő optimális felületet találjuk meg. A legelterjedtebb, legismertebb alkalmazások a Zoom, a Google Meet, a Microsoft Teams, illetve jó szívvel ajánljuk az általunk fejlesztett Xhibitiont is, ami mindezeket szabadon és platformtól függetlenül tudja keretbe foglalni és interaktív élménnyé emelni az egyszerű Zoom konferenciát.

Jó, de mi alapján válasszak?

Checklist a platform kiválasztásához:

• Elérhető-e/kényelmes-e minden résztvevő számára? Okostelefonon is jól használható-e? Itt jó megoldás például egy platformfüggetlen keretrendszer!
• Szükséges-e a fizetős verziót igénybe venni ahhoz, hogy korlátlanul használható legyen? Ha igen, vállalható-e ez számunkra funkció és költség szempontból?
• A funkciók és szolgáltatások/eszközök megfelelnek-e a céljainknak? Ezen belül fontos tisztázni, hogy:
  • Hány felhasználó egyidejű fogadására alkalmas?
  • Milyen eszközök érhetők el? (Pl. közösen szerkeszthető felület/dokumentum, megosztható képernyő, chatszobák, hozzászólások és kérdések összegyűjtése és kezelése, összefoglalókészítés, háttérzene beadása, kávészünet funkciók stb.) Ez megint támogatja egy integrált platform, ami pont ezt adja hozzá az egyszerű stream platformokhoz.
  • Céljainknak megfelelőek és elegendőek-e a prezentációs funkciók?
  • Céljainknak megfelelőek és elegendőek-e az interaktivitás eszközei?
  • A host funkciók megoszthatók és cserélhetők-e? Ha esetleg interaktív, workshop jellegű eseményről van szó, akkor fontos az előadó váltás funkciója.
• Kellően ismerjük-e a platformot mi magunk, jártasak vagyunk-e a kezelésében?
• Ha nem ismerjük, akkor van-e hozzá megfelelő támogatás, amivel könnyen meg lehet tanulni a használatát, ami előadó és résztvevő oldalról is fontos.

Teendők online konferencia előtt, alatt

Ahhoz, hogy a rendezvényünk gördülékenyen tudjon megvalósulni, és a résztvevőknek se okozzunk fölösleges bosszúságot – mert ha jól sejtem, nem szeretnénk őket elveszíteni –, egy online konferenciát ugyanolyan körültekintően elő kell készíteni, mint offline verzióját.

To do list

1.   Szerezzük be jó időben (regisztrációkor) a résztvevők elérhetőségét (e-mail címét) ahhoz, hogy a platformra való belépéshez a meghívót és/vagy linket ki tudjuk küldeni; be tudjuk regisztráltatni őket a weboldalra, ahol a konferencia lesz.

2.    A konferenciával kapcsolatos egyéb információkon kívül adjunk részletes leírást az alkalmazásba való belépés módjáról (lépésről lépésre, tömören, logikusan követhetően) – emiatt is fontos, hogy milyen platformot választunk. Ne feledjük, ami nekünk evidens, az nem mindenkinek az: mindig vannak olyan résztvevők, akik most használják először az alkalmazást, és/vagy idegenkednek a technikától, felhasználói kompetenciáik esetleg nem várt szinten alacsonyak. Ugye nem akarjuk sem elveszíteni, sem felesleges stresszfaktornak kitenni őket? Legyünk tekintettel rájuk, és számukra is érthető és elégséges információt adjunk.

3.   Időben küldjük ki a meghívókat/linket, és amennyiben technikailag lehetséges, ebben is ismételjük meg a belépéssel kapcsolatos instrukciókat.

4.   Adjunk meg a belépéshez egy reális időtartamot (20-30 perc). Előzetesen döntsük el, hogy az előadások megkezdésekor lezárjuk-e a belépést, vagy folyamatosan nyitva hagyjuk – és ne feledjük erről előre tájékoztatni a résztvevőket! (Majd hagyjunk rá további 10 percet – a nótórius késők és bénázók számára…)

5.   Gondoskodjunk arról, hogy minimum a belépés időszakában rendelkezésre álljon technikai support arra az esetre, ha bármilyen technikai nehézség merülne fel, illetve hogy segítséget tudjon nyújtani azoknak, akik nem boldogulnak a belépéssel vagy egyéb beállítási problémával küzdenek. (És ne feledjük bennük is tudatosítani: a problémás személyek nem az ellenségeik, és még csak nem is az a céljuk, hogy őket idegesítsék, nekünk pedig nem célunk, hogy elriasszuk vagy elveszítsük őket.)

6.   Lehetőleg a konferencia egész időtartama alatt legyen ügyeletben a technikai supportív feladatokra legalább egy host, aki megoldja a (bármely oldalon) felmerülő problémákat.

7.   Érdemes a technikai segítőn kívül beállítani még egy hostot, aki a tartalmi és az interaktív feladatokról gondoskodik: figyeli a chatet, szükség esetén megválaszolja azokat, kezeli a háttérfunkciókat, összegyűjti a beérkező hozzászólásokat, kérdéseket, kéréseket stb.

8.   Előre állítsuk be az összes jogkört, amit majd használni szeretnénk, és tiltsuk le azokat a funkciókat, amelyeket nem szeretnénk mindenki számára elérhetővé tenni. (Vigyázat, egyes alkalmazásokban bizonyos beállítások valóban csak előzetesen kezelhetők!)

9.   Előre nyissuk meg és tartsuk készenlétben mindazokat a fájlokat, prezentációs anyagokat és felületeket, amelyeket majd meg akarunk osztani a résztvevőkkel.

10. Biztosítsunk a streameléshez ideális körülményeket és környezetet! Próbáljuk ki és állítsuk be a kamerát és a mikrofont. Gondoskodjunk róla, hogy az audiovizuális környezetünk zajmentes legyen: se a látványt, se a hangot ne zavarja semmi, ami nem oda illő. A kamera által befogott háttér legyen semleges (előadóterem vagy iroda neutrális fala, legfeljebb könyvespolc a háttérben), vagy pedig kihelyezhetjük az esemény, vagy a rendező szervezet molinóját, rollupját stb.

Ne feledjük, bármennyire is home office-ban vagyunk, egy online rendezvény nem az az alkalom, ahol a nappalink berendezését vagy a jópofa kiskutyánkat kellene megmutatni a közönségnek! De erről többet majd a következő bejegyzésben.

Online profi képzéssorozatunk következő részében az online etikett tudnivalóiról lesz szó. Kövessetek minket!

Ha pedig még nem olvastad tanácsainkat az előadói oldal számára, azt itt éred el!