Ahogyan minden kommunikációs szituációnak megvan a maga illemtana, úgy természetszerűleg egy konferenciának is. Újfajta helyzetet teremt azonban, amikor a konferencia az online térben zajlik. Vajon más udvariassági szabályok vonatkoznak erre az esetre, és ha igen, melyek ezek?
Általánosságban az mondható, hogy a hagyományos, offline rendezvényre érvényes etikett alapvetésként továbbra is iránymutató maradhat számunkra – a különbség az, hogy egyrészt máshová esnek bizonyos hangsúlyok, illetve további részletekre kell erőteljesebben odafigyelnünk.
Technikai körülmények és a környezet
Bár az online tippjeink előző részében már esett róla szó, nem lehet eleget hangsúlyozni a szakszerű technikai előkészületet, ezért fussuk át még egyszer:
- Ellenőrizzük és próbáljuk ki a kamerát, mikrofont és hangszórót, hogy megfelelően működnek-e, illetve nem szűrődik-e be külső zaj. Amennyire csak lehet, csökkentsük a zavaró hangforrásokat, és teremtsünk zavartalan körülményeket! (Ha otthonról csatlakozunk, lehetőleg ne most tegyük be a nagymosást, és a kávéfőzéssel is végezzünk a bejelentkezés előtt. Amennyiben kisgyermek is van a lakásban, gondoskodjunk arról, hogy mi egy külön helyiségből jelentkezhessünk be, ahová gyermekünk nem tud benyitni – bármilyen cuki videók is járták már be az internetet a témában, mi inkább ne törjünk lájkvadász babérokra!)
Amennyiben más is tartózkodik a helyiségben, ahonnan bejelentkeztünk, használjunk fülhallgatót, tiszteletben tartva ezzel minden érintettet.
- A kameránk által befogott kép legyen semleges és rendezett. A legjobb, ha irodánkból tudunk részt venni a konferencián, így nem terheljük a privát szféránkba való kéretlen betekintéssel az eseményt és résztvevőit. Háttérként ideális egy sima falfelület (ezt szükség esetén megoldhatjuk egy fellógatott vetítővászonnal vagy rolóval is), esetleg könyvespolc vagy legfeljebb egy festmény.
Amennyiben módunk van rá, elhelyezhető a háttérben egy molinó vagy rollup az intézmény/cég vagy a rendezvény logójával.
Ha ezek egyikére sincsen lehetőségünk, és a használt platform lehetővé teszi, adjunk be virtuális hátteret szintén a minél semlegesebb látvány jegyében.
Ne feledkezzünk el az előtérből belátszó környezetünkről sem: ne legyen rendetlenség az íróasztalon, a kávés- és teásbögrénket és minden személyes jellegű holminkat tartsuk a kamera látószögén kívül.
A személyes megjelenés
- Elhelyezkedés
Megoszlanak a vélemények arról, hogy mik az elvárások az előadóval szemben egy online konferencia esetén: ülhet-e, vagy állnia kell? Kétségtelenül megvannak az előnyei annak, ha az előadó áll: egyrészt ez jobban hasonlít egy tradicionális konferenciahelyzetre, és mindenképpen azt az érzést nyújtja a résztvevők számára, hogy megtiszteli őket az előadó. Emellett hasznos hozadék, hogy jobban láthatóvá válnak a kézgesztusok, melyeknek – ahogyan arról korábbi írásunkban is szóltunk – fontos szerepe van az érdeklődés fenntartásában. Másrészt az előadó számára is van előnye: az álló testtartás nagyobb fokú koncentráltságot, a helyzethez illeszkedő előadói attitűdöt generál.
Mindenesetre ebben a kérdésben ne legyünk nagyon sarkosak. Legjobb, ha szervezőként előzetesen döntést hozunk erről, és azt kérésként megfogalmazzuk az előadók felé. Amennyiben ilyen nincsen, és számunkra életszerűbb vagy kényelmesebb megoldásnak tűnik, megfelelő az is, ha az íróasztalunknál helyezkedünk el egy összeszedett testtartásban. Amit mindenképpen kerüljünk, az a kanapén vagy fotelben, ne adj isten a terasz nyugágyából való bejelentkezés!
- Öltözködés
Az online találkozók minden formájánál leggyakrabban felmerülő dilemma az öltözködés kérdése. Azt javasoljuk, legyen ebben is iránymutató az, ahogyan egy offline konferencián jelennénk meg – és ebből esetleg egy árnyalattal vegyünk vissza. Lehetséges, hogy a csokornyakkendős-öltönymellényes megjelenés kicsit furcsán venné ki magát dolgozószobai környezetünkből bejelentkezve, de semmiképp ne essünk át a ló túloldalára! Maradjunk a formális stílusnál, ha ezt viselnénk az offline rendezvényen, és maximum annyiban lazítsunk rajta, hogy elhagyjuk a nyakkendőt vagy esetleg a zakót, hölgyeknél is elegendő felülre egy csinos blúz (természetesen nem túl kivágott vagy átlátszó, és a színválasztás is maradjon visszafogott, semleges egyszínű). Természetesen legyen rendben a frizuránk és a sminkünk, az alkalomhoz illő formában.
Időről időre mindenkiben felmerül a kérdés: kell-e „alul” is „normálisan” felöltöznünk egy online eseményen, ahol maximum mellmagasságban látszunk? Erre a határozott válaszunk: Igen! – még ha ez némi megengedéssel párosul is. Semmiképpen ne engedjünk a csábításnak, hogy deréktól lefelé a kényelmes szabadidőalsónkban (neadjisten pizsamánkban) maradunk, mondván, az úgysem fog látszani, és mennyivel kényelmesebb abban üldögélni! Bármikor kerülhetünk abba a kellemetlen szituációba, hogy valamiért fel kell állnunk és el kell hagynunk a helyiséget, vagy bármilyen egyéb technikai malőr történhet, ami miatt mégis teljes alakos képbe kerülünk – nincs is annál kínosabb, mint ha az amúgy is bénázós helyzetben a sortunkat és strandpapucsunkat leszünk kénytelenek megvillantani a közönség számára! Tehát igen, tetőtől talpig öltözzünk fel rendesen, annyi megengedéssel, hogy – a felsőhöz passzoló – nadrágból vagy szoknyából választhatunk egy kényelmesebb darabot. Ugyanez a helyzet a cipővel is: semmiképp ne a házimamusz legyen a lábunkon, de talán a tűsarkúnk vagy az öltönycipőnk is túlzás lenne, válasszunk hát a hétköznapi viseletünk közül egy, az öltözékünkhöz illőt. Mindez egyébként nemcsak az esetleges váratlan malőrök miatt célszerű, hanem – ahogyan azt más vonatkozásban is írtuk már – ahogyan a testtartás, úgy az elegáns öltözet is segít saját mentális és pszichés attitűdünket ráhangolni a konferenciahelyzetre.
- Szemkontaktus
Kissé meghökkentő lehet, hogy egy online szituációhoz hogyan jön a szemkontaktus témája. Ez itt valóban erősen mást jelent, mint a face to face szituációkban: a tekintetek valódi kölcsönös összekapcsolódása nem valósul meg, de a hallgatóságunkban mégis előidézhetjük azt az érzést, hogy rájuk figyelünk, nekik beszélünk, ha nem a monitoron megjelenő arcokat/profilokat nézzük (és főleg nem valami egészen mást magunk körül), hanem minél többet nézünk a kamerába – vegyük úgy, hogy ez most a hallgatóságunk „szeme” és arca. Bármilyen nehéz is egy apró pontra szegezni a tekintetünket, ráadásul olyan eleven és pozitív mimikával, mintha élő hallgatóság arcát pásztáznánk, ne feledkezzünk el minél többet és kifejezően a kamerába nézni.
És az evidenciák…
- Kezdjünk pontosan!
Természetesen mint minden más rendezvényen, itt is kezdjünk (illetve jelentkezzünk be) pontosan. Amikor nem nálunk van a szó, kapcsoljuk ki a mikrofont, és akkor vegyük át a szót, ha azt kértük és megkaptuk.
- Ne falatozzunk, kávézzunk!
Ahogyan egy offline rendezvény közben sem ildomos – bár néhányan megteszik – előadás közben enni vagy inni, tartózkodjunk ettől az online konferencia során is. Kivételt képez az előadó, aki szükség esetén belekortyolhat a vizébe. Mindenesetre tartsuk szem előtt, hogy bármennyire is esetleg otthonunk kényelméből veszünk részt az eseményen, ez nem a fotelban kávézgatás és nassolás ideje, hanem tiszteletlenség a többi résztvevővel szemben. Egy jól felépített online konferencia során erre megvan a megfelelő felület és idő – legyen az a konferencia alapvető szabálya, vagy épp egy breakout room.
- Ne foglalatoskodjunk mással!
Ugyanígy tiszteletlenség konferencia közben valami mással foglalatoskodni: ne görgessük telefonunkat, ne engedjünk a csábításnak, hogy megnézzük és megválaszoljuk bejövő leveleinket, és persze egyéb teendőinket se ekkor végezzük. És ne hagyjuk el a helyünket, csak kivételesen indokolt esetben. Szerintünk ez a legnagyobb veszélyforrás. Még egy offline konferencia során is ott a kísértés, pedig hasznosabban is tölthetnénk az időt, ha már ott vagyunk!
