Konferenciára járni jó. Ki ne szeretne pár napot eltölteni valami szép helyen, ahol miközben a szakma csúcsismereteire tesz szert, napi 0-24-ben pazar full service-ben van része, rég nem látott kedves kollégákkal és a szakma nagyágyúival múlathatja az időt; nem beszélve arról, hogy egy-egy pohár jóféle helyi bor mellett jó eséllyel felcsillan egy tengerentúli vendégoktatói meghívás vagy egy ígéretes üzleti együttműködés lehetősége.
De mi történik egy olyan világban, ahol rajtunk kívülálló tényezők szabnak korlátot az országok közötti szabad utazgatásnak, és az emberek óvakodnak a nagy létszámú rendezvényektől? Miután a baráti összejöveteleket minimálisra redukáltuk, a nagyszülőknek legfeljebb csak a Skype-on dobunk puszit, ráadásul a kedvenc kulturális programjainknak is búcsút kellett mondanunk, de legalábbis visszaszorultak az online térbe, csakúgy, mint a munkavégzés, hogy a tengerparti nyaralás esélyeit már ne is firtassuk – ezek után tényleg le kell mondanunk a konferenciák nyújtotta innovatív tudásról és a semmivel sem pótolható kapcsolatépítési lehetőségekről is?!
Az Alpokalja lankái és Barcelona mediterrán hangulata, vagy a jól megszokott Balaton parti konferencia helyszínek helyett egy ideig most valóban kénytelenek leszünk megelégedni a saját irodánk vagy a nappalink nyújtotta komforttal – javaslom, rendezkedjünk is be bátran, gondoskodjunk személyes kényelmünkről, és ha bekészítettük a croissant-t meg a frissen facsart narancslét és a kávét, egy cuki tálcán pedig ott díszelegnek a kedvenc szendvicseink, egyszerűen dőljünk hátra a forgószékünkben vagy a kedvenc fotelünkben (aminek, valljuk be, szintén megvan a maga bája), és a laptopunkon keresztül máris egy az egyben élvezhetjük egy tradicionális élő konferencia minden előnyét – ONLINE. És most akkor ne feltétlenül a jó öreg YouTube Live Streamre gondoljunk…
A hibrid megoldásoktól az online konferenciákig
A cégnél már vagy két hete azon agyal az egész team, hogy mi legyen a sorsa a betervezett konferenciának, mert házigazdaként szeretnénk biztosítani az élő rendezvény lehetőségét azoknak a résztvevőknek?
Most is vannak olyanok, akiknek módjukban és szándékukban is áll biztonságos körülmények között jelen lenni, ugyanakkor vannak a meghívottak között olyanok is, akik valamilyen megfontolásból idegenkednek a személyes részvételtől, vagy egész egyszerűen a korlátozó rendelkezések miatt nem tudnak eljönni?
Nos, van egy jó hírünk: semmi szükség nincsen arra, hogy a századik osztok-szorzok matekolás után lemondjunk a konferencia megrendezéséről!
Sőt, mi az Xhibition-nél – sok szakértővel egyetemben – arra biztatjuk a tudományos és üzleti élet szereplőit, hogy amiben csak lehetséges, tartsuk meg a korábbi működési gyakorlatunkat, és ne hozzunk felesleges áldozatokat a biztonság oltárán – helyette keressük meg a biztonság alternatív formáit.
A Hibrid konferencia a jövő!
Az úgynevezett hibrid konferencia egy ilyen tökéletes alternatív válasz a fenti kihívásra:
- megtarthatjuk a konferenciát élőben azoknak az előadóknak és hallgatóknak a személyes részvételével, akik számára garantált a biztonságos fizikai jelenlét,
- miközben a többi előadót és érdeklődőt az online térben kapcsoljuk be a folyamatba.
Persze, ha mindezt kizárólag a home office online meetingjeihez többé-kevésbé bevált platformokon, mint a Zoom vagy a WebEx képzeljük el, valóban meglehetősen „soványka” konferenciaélmény jelenik meg lelki szemeink előtt.
Hiszen ezeknek a korlátozott chat- és videochat-funkciói miatt erősen csorbul a konferenciák egyik kulcstényezőjét jelentő interaktivitás.
Ezzel pedig el is érkeztünk a legfájóbb ponthoz. Nemcsak a szakmai eszmecsere lehetőségét szűkíti be, de éppen attól az értékes kapcsolati hálótól fosztja meg az online résztvevőket, melyek jellemzően a kávészünetekben és a vacsoraasztalnál vagy a borospincében köttetnek.
Van online konferencia alatt is networking!
Ehelyett most képzeljünk el egy olyan online platformot, amelyen keresztül:
- az előadás teljes prezentációs palettája egyenlőképp elérhető mindenki számára,
- az online és a személyesen jelenlévő résztvevők egyaránt teljes értékűen be tudnak kapcsolódni a szakmai vitába,
- a programok párhuzamosan több szekcióban folynak akár workshop vagy kerekasztal-beszélgetés formájában is,
- a szünetekben pedig nem kapcsol le a rendszer, hanem privát, vagy akár csoportos chatelésbe kezdhetünk egy vagy több rég nem látott vagy éppen újonnan megismerni kívánt kollégával.
Ugye, hogy nem is hangzik olyan rosszul?
Új feltételekhez új típusú konferencia!
Mi az Xhibition-nél hiszünk abban, hogy a 21. század kihívásaira 21. századi megoldásokat kell adni, miközben nem mondunk le a jól bevált tradíciókról sem.
Minden szaktudásunkkal azon vagyunk, hogy komplex szolgáltatásunkkal maximálisan biztonságos és egyúttal maradéktalan konferenciaélményt biztosítsunk ügyfeleink számára.
Az általunk fejlesztett online térben mindez valósággá válik: nulla százalék rizikó, száz százalék jelenlét!
Teljes értékű konferencia élmény, tisztán online eszközökkel
Ennek fényében a hibrid megoldástól már csak egyetlen apró lépésre vagyunk a tisztán online konferenciától, mely teljes mértékben mellőzi a hagyományos értelemben vett, valós térben rendezett eseményt.
Ez nemcsak nagyságrendekkel csökkenti a konferenciaszervezés financiális és személyi erőforrásigényét, de a résztvevők úgy juthatnak hozzá szakterületük leginnovatívabb eredményeihez és kapcsolati tőkéjéhez, hogy közben irodájuk vagy otthonuk kényelmes biztonságát élvezhetik. A többi már csakis a résztvevőkön múlik.
Mik kellenek ehhez?
Az elszántság mellett természetesen szükség van olyan eszközökre és szoftveres megoldásokra, amikkel át tudjuk ültetni az offline események legvonzóbb elemeit online-ra.
Interaktív előadások
Az, hogy végig hallgathatunk egy előadást, online streamet, ahol egy szakértőtől hallhatunk fontos dolgokat, önmagában szuper és a konferencia egyik legfontosabb eleme.
De mi lenne akkor, ha túl szeretnénk mutatni a hagyományos konferencia előadásokon és szeretnénk kérdezni, beszélni az előadóval?
Erre a megoldás az a Q&A modul lehet, amit mi is használunk minden online eseményünknél. Kérdezz az előadótól! Persze nem elvárt a másik oldalon sem, hogy úgy beszéljen, hogy közben az üzeneteket lesi. Megfelelő támogatással, szakértő kollégáink összesítik és továbbítják felé ezeket, így amikor van rá mód, az előadás közben már választ is kaphatunk rájuk.
Kapcsolatteremtés egymással
A tanulás és fejlődés mellett legalább annyira fontos, hogy új üzleti partnereket, ügyfeleket, akár szakértő munkatársakat találjunk.
Erre alkottuk meg a konferencia teljes ideje alatt elérhető SmartChat funkciónkat, ahol a résztvevők tudnak egymással is kontaktálni. Többen, vagy akár privát módon. Nem kell lemondani a kapcsolati hálónk növekedéséről már, hiszen itt a megfelelő eszköz rá!
Legyen kávé
A kávét online nyilván nem tudjuk biztosítani, ez tény… De egy konferencián a kávé csak egy ürügy, amivel egy helyen tudunk lenni a többiekkel, méghozzá nem az előadást figyelve.
Ez a mostani online konferenciák leginkább hiányos pontja. Nálunk a SmartChat nem csak az előadások alatt érhető el! A kávészünet alatt szabadon, immár az előadóval is kiegészülve lehet beszélgetni. Pont mint offline.
Kellenek a prospektusok, névjegykártyák és katalógusok
Ha olyan online konferenciánkra látogatsz el, ahol kiállítók is vannak, akkor minden kiállító tud biztosítani számodra lehetőséget érdekes, hasznos dokumentumok beszerzésére. Egy PDF kérdőív, jelentkezési lap, vagy termék/szolgáltatás bemutató.
Ezeket szoktuk meg egy kiállítói standnál. És nem is kell lemondanunk róla!
Ha minden összeállt, akkor nincs is más hátra, dőljünk hát kényelmesen hátra székünkben, és élvezzük a korlátok nélküli, biztonságos konferenciák élményét! No meg, használjuk ki azokat a funkciókat, amik miatt eddig is szerettünk konferenciákra járni!
